4 pasos para armar un plan de continuidad de negocios
Cuando hablamos de continuidad del negocio nos referimos a la capacidad de sobrevivir a las “cosas malas” que pueden tener un impacto negativo en la empresa: desde un brote de virus informático hasta un brote de virus biológico, y todos los demás peligros entre ambos, como incendios, inundaciones, tornados, huracanes, terremotos y tsunamis.
La Gestión de la Continuidad del Negocio (también llamada BCM, por sus siglas en inglés) es el proceso de lograr esta capacidad y mantenerla, y conforma una parte vital de la gestión de seguridad de sistemas de información, que ahora se conoce más comúnmente como seguridad cibernética.
La continuidad del negocio no es sólo para TI
La mayoría de las organizaciones de hoy son sumamente dependientes de la tecnología de la información (desde equipos portátiles hasta servidores, de escritorio hasta tabletas y smartphones), pero queda claro que esta tecnología puede verse afectada por una amplia gama de incidentes potencialmente desastrosos.
Desde los albores de la TI, estaba claro que las organizaciones iban a necesitar estrategias para prepararse para dichos incidentes, responder a ellos y recuperarse de ellos. Por ese motivo, gran parte de los primeros trabajos sobre el manejo de incidentes de interrupción de la actividad provino de la comunidad de TI.
No obstante, con el paso del tiempo, la disciplina de “recuperación ante desastres” evolucionó a “un proceso de gestión holístico” que “identifica amenazas potenciales para la organización y el impacto que su materialización podría ocasionar en las operaciones corporativas, y que proporciona un marco para crear resistencia corporativa de modo que pueda dar una respuesta eficaz que proteja los intereses de sus grupos de interés, reputación, marcas y actividades de creación de valor fundamentales”.
Un programa básico de BCM en cuatro pasos
Desafortunadamente, algunas empresas deben cerrar cuando las alcanza un desastre para el cual no estaban preparadas adecuadamente. Es lamentable porque el camino para dicha preparación está bien documentado. Cualquier empresa de cualquier tamaño puede mejorar las posibilidades de superar un incidente de interrupción de la actividad y quedar en una pieza (con la marca intacta y sin merma en los ingresos) si sigue ciertas estrategias probadas y de confianza, más allá de que desee obtener la certificación ISO 22301 o no.
1. Identifica y ordena las amenazas
Crea una lista de los incidentes de interrupción de la actividad que constituyan las amenazas más probables para la empresa. No uses la lista de otro, porque las amenazas varían según la ubicación.
En esta etapa, una buena técnica es reunir personas de todos los departamentos en una sesión de intercambio de ideas. El objetivo de la reunión es crear una lista de escenarios ordenados por probabilidad de ocurrencia y por potencial de causar un impacto negativo.
2. Realiza un análisis del impacto en la empresa
Necesitas determinar qué partes de tu empresa son las más críticas para que sobreviva. Una manera es comenzar detallando las funciones, los procesos, los empleados, los lugares y los sistemas que son críticos para el funcionamiento de la organización. De esto se puede ocupar el líder del proyecto de BCM; para ello, deberá entrevistar a los empleados de cada departamento y luego elaborar una tabla de resultados que liste las funciones y las personas principales y las secundarias.
Luego, ordenarás el impacto de cada función en caso de que no esté disponible. Por ejemplo, Michael Miora, experto en recuperación ante desastres, sugiere utilizar una escala de 1 a 4, donde 1 = impacto crítico en las actividades operativas o pérdida fiscal, y 4 = sin impacto a corto plazo. Si luego se multiplica el Impacto por los “días de supervivencia”, se puede ver cuáles son las funciones más críticas. Al principio de la tabla quedarán las funciones con un impacto mayor y con sólo un día de supervivencia.
3. Crea un plan de respuesta y recuperación
En esta etapa deberás catalogar datos clave sobre los bienes involucrados en la realización de las funciones críticas, incluyendo sistemas de TI, personal, instalaciones, proveedores y clientes. Deberás incluir números de serie de los equipos, acuerdos de licencia, alquileres, garantías, detalles de contactos, etc.
Deberán quedar documentados todos los acuerdos vigentes para mudar las operaciones a ubicaciones e instalaciones de TI temporales, de ser necesario. No te olvides de documentar el proceso de notificación para los miembros de la empresa en su totalidad y el procedimiento de asesoramiento para clientes.
4. Prueba el plan y refina el análisis
La mayoría de los expertos en BCM recomiendan probar el plan al menos una vez al año, con ejercicios, análisis paso a paso o simulaciones. La prueba te permite sacar el mayor provecho a lo que invertiste en la creación del plan, y no sólo te permite encontrar fallas y dar cuenta de los cambios corporativos con el transcurso del tiempo, sino que también causa una buena impresión en la gerencia.
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